Banyak dokumen kantor yang sifatnya rahasia, seperti daftar pelanggan, strategi penjualan, hingga data pribadi karyawan. Dokumen-dokumen ini seharusnya hanya bisa diakses tim internal atau segelintir individu untuk mencegah dokumen jatuh di tangan orang yang salah atau kompetitor yang dapat merugikan Anda.
Untuk meminimalisir terjadinya hal-hal yang tidak diinginkan ini, ada beberapa cara sederhana yang bisa diterapkan, salah satunya dengan memilih printer untuk kantor dengan fitur keamanan yang tangguh. Apa lagi yang bisa Anda lakukan?
Membuat perjanjian dengan karyawan terkait kerahasiaan dokumen
Selain perjanjian kontrak kerja, Brother dan Sister dapat mempertimbangkan pembuatan perjanjian kerahasiaan dokumen antara Anda dan karyawan.
Berbeda dengan kontrak kerja yang isinya tidak berlaku ketika karyawan sudah berhenti bekerja, perjanjian kerahasiaan dokumen tidak diatur jangka waktu berlakunya, sehingga memungkinkan kontrak hukum ini tetap berlaku walaupun karyawan sudah tidak bekerja dan meminimalisir kemungkinan eks karyawan tersebut untuk membawa rahasia ini ke kompetitor Anda.
Menentukan hak akses dokumen
Tentukan dokumen mana saja yang boleh diakses publik dan yang mana yang hanya bisa diakses orang-orang tertentu yang memiliki wewenang. Anda dapat melindungi dokumen fisik dengan menyimpannya dalam lemari terkunci, sedangkan untuk dokumen digital dapat dilindungi dengan memasang kata sandi pada dokumen ataupun memanfaatkan software data management.
Sebagai proteksi ekstra, Anda juga bisa membatasi akses dokumen dengan menggunakan printer Brother seri MFC-L6900DW. Printer laser dari Brother ini dilengkapi dengan fitur Secure Function Lock yang memungkinkan Anda untuk mengontrol akses dan penggunaan printer. Hanya pegawai yang memiliki password saja yang bisa mengakses dokumen yang akan dicetak. Selain itu, Anda juga membatasi dokumen apa saja yang bisa dicetak, sehingga file tertentu tetap aman.
ini juga dilengkapi dengan fitur copy, scan, dan fax, jadi Brother dan Sister akan mendapat printer multifungsi yang ekonomis dan mudah digunakan.
Melakukan backup secara berkala
Brother dan Sister perlu ingat untuk mengamankan dokumen dengan digitalisasi dokumen dan melakukan backup secara berkala. Jika terjadi insiden seperti kebakaran atau bencana alam, Anda masih dapat mengakses kembali data Anda.
Yang penting, prosedur backup hanya bisa dilakukan oleh orang yang memang mempunyai wewenang akses dan disimpan di tempat yang aman.
Menerapkan prosedur penanganan dokumen rahasia
Anda dapat menerapkan prosedur penanganan dokumen rahasia seperti pemusnahan dokumen menggunakan paper shredder yang bisa ditambahkan di SOP perusahaan atau dalam sesi sosialisasi kepada karyawan baru.
Selain itu, menambahkan prosedur ketika karyawan mengundurkan diri juga perlu dipertimbangkan untuk memastikan bahwa perangkat yang dipinjamkan oleh perusahaan seperti laptop atau dokumen rahasia lain dikembalikan.
Info lebih lanjut hubungi: marketing@brother.co.id
