Perusahaan dengan visi yang inovatif sudah mulai untuk mangantisipasi proses bisnis mereka untuk mampu bergerak di masa depan, dan peralihan ke paperless office (kantor tanpa kertas) adalah inti dari proses ini. Namun selain dari efisiensi dan produktivitas yang lebih besar yang diperoleh dengan beralih dari dokumen fisik ke digital, ada aspek lain yang lebih penting untuk dipertimbangkan – yaitu keamanan data. Dengan semakin seringnya perusahaan-perusahaan saat ini berurusan dengan data pengguna dan data perusahaan yang sangat sensitif, kebutuhan untuk menjaga keamanan informasi menjadi lebih penting daripada sebelumnya. Namun, dengan meningkatnya pencurian data, bahkan proses pemindaian catatan kertas Anda dan menyimpannya di server dapat mengakibatkan terkomprominya informasi berharga Anda.
Untungnya, ada solusi pengarsipan dokumen profesional yang dapat membantu mengatasi masalah ini.
Keamanan tanpa kompromi untuk memindai, menyimpan, dan membagikan
Dengan scanner (pemindai) dokumen yang profesional seperti yang Brother miliki, Anda dapat mengandalkan fitur dan protokol keamanan terbaru untuk memenuhi ketentuan dan peraturan perusahaan, bahkan yang paling ketat. Solusi pemindaian canggih ini tidak hanya membantu menyederhanakan alur kerja pemindaian dan pengarsipan Anda, tetapi juga dilengkapi dengan inovasi keamanan tingkat perusahaan terbaru untuk mencegah akses tanpa ijin.
Solusi pemindaian canggih ini mencakup protokol standar untuk industri seperti Secure Sockets Layer (SSL), Signed & Secure PDF Authentication (Autentikasi PDF yang Ditandatangani & Aman), Secure File Transfer Protocol (Protokol Transfer File dengan Aman) (SFTP), 802.1x, dan Sertifikat untuk melindungi aset sensitif seperti gambar, dokumen, dan audit, dan sangat penting dalam membantu perusahaan untuk memenuhi persyaratan hukum dari kebijakan terbaru pemerintah.
Jaga data Anda dari ancaman internal
Selain dibayangi oleh ancaman eksternal, akan selalu ada bahaya untuk data Anda diakses oleh personel yang tidak berwenang di organisasi Anda. Sayangnya, hingga seperlima perusahaan tidak memiliki rencana untuk membatasi akses karyawan ke dokumen digital, yang dapat menyebabkan kebocoran data yang terjadi dari dalam. Itulah mengapa Anda perlu mempertimbangkan solusi pemindaian yang dapat membatasi akses hanya untuk pengguna yang memiliki akses tersebut. Pembatasan ini bisa dalam bentuk function lock (kunci fungsi), yang mengharuskan pengguna memasukkan PIN sebelum mereka dapat mengakses fitur tertentu dari scanner Anda, atau bahkan solusi pemindaian yang dilengkapi dengan pembaca kartu akses yang hanya memungkinkan pengguna dengan kartu akses yang dapat menggunakan mesin tersebut.
Raih ketenangan pikiran dengan document-level encryption (enkripsi untuk dokumen)
Mengamankan alur kerja dokumen Anda di mesin adalah satu hal, tetapi bagaimana dengan file itu sendiri? Bagaimanapun, informasi sensitif terus-menerus dibagikan dan didistribusikan dan dapat dengan mudah berakhir di tangan seseorang yang mungkin menyalahgunakannya. Solusi pemindaian profesional Brother hadir dengan serangkaian fitur keamanan yang memungkinkan Anda memindai langsung ke dalam format Secure PDF (PDF yang Aman) untuk mengatasi hal ini. Fitur ini akan mengenkripsi dokumen dan mengharuskan PIN 4 digit, yang harus dimasukkan dengan benar sebelum membuka file. Anda juga dapat memindai ke format PDF yang ditandatangani untuk melindungi keaslian hasil scan (pindaian) Anda, memastikan bahwa dokumen tersebut tidak dapat diedit dan disimpan ulang untuk diklaim sebagai pekerjaan asli Anda.
Percayakan diri Anda pada ahlinya di dunia dalam teknologi pemindaian.
Meskipun ini adalah salah satu dari banyak faktor yang perlu dipertimbangkan, pencurian data adalah ancaman besar yang terus berkembang setiap hari. Untuk mempelajari lebih lanjut tentang inovasi pemindaian yang dapat membantu organisasi Anda melawan ancaman ini, sambil meningkatkan alur kerja digitalisasi Anda, kunjungi di sini.
