Kantor tanpa penggunaan kertas. Seiring dengan istilah lainnya seperti transformasi digital dan agile, ketiga kata ini bisa ditemukan di mana-mana, menyangkut apa yang diperlukan oleh suatu bisnis untuk mampu berkembang.
Dan itu untuk alasan yang bagus. Menghemat kertas tidak hanya berdampak positif pada lingkungan, tetapi juga dapat menghemat banyak pengeluaran dari bisnis Anda dan meningkatkan keamanan dengan menyimpan dokumen penting dalam penyimpanan cloud yang diamankan dengan kata sandi.
Namun, jika Anda berpikir bahwa di masa depan, kantor tanpa penggunaan kertas berarti Anda dapat menyingkirkan perusahaan printer kepercayaan Anda, lebih baik Anda berpikir ulang. Dalam artikel ini, kita akan melihat bagaimana dan mengapa printer akan terus memainkan peran penting di kantor tanpa penggunaan kertas untuk membantu Anda menghindari mengambil keputusan terlalu cepat dan menyingkirkan perangkat penting ini.
Kantor tanpa penggunaan kertas tidak selalu berarti akhir dari penggunaan printer. Terlepas dari apa yang mungkin Anda pikirkan, printer masih memiliki peran penting dalam kantor tanpa penggunaan kertas di masa depan.
Mengapa printer masih penting di kantor tanpa penggunaan kertas
1. Karena ‘menjadi tanpa kertas’ tidak langsung terjadi begitu saja
Meskipun mungkin tampak mustahil untuk membayangkan bisnis Anda tanpa teknologi, selama bertahun-tahun, dokumentasi fisik adalah satu-satunya pilihan yang dimiliki, dan proses serta sistem yang dibangun di sekitar fakta ini telah menjadi sangat mengakar. Akibatnya, untuk menjadi tanpa penggunaan kertas adalah sebuah perjalanan, bukan tujuan. Jika Anda akan membebaskan kantor Anda dari printer sebagai bagian dari upaya untuk mendorong tanpa penggunaan kertas, dengan segera Anda akan menemukan staf yang mengalami hambatan karena mereka mengandalkan printer lebih dari yang mereka sadari. Mendorong staf untuk menjadi lebih hemat dengan kegiatan pencetakan mereka dan memastikan bahwa pengaturan printer Anda diatur untuk tidak lebih dari apa yang Anda butuhkan adalah langkah yang solid, tetapi sepenuhnya menghapus printer dari kantor Anda, sebesar apapun harapan anda untuk tidak penggunaan kertas, kemungkinan besar akan terjadi kontraproduktif dalam jangka pendek. Faktanya, untuk saat ini, banyak bisnis mengakui bahwa mengurangi kertas tidak berarti menghilangkan kertas sepenuhnya – dan selama kertas masih bertahan, Anda juga masih memerlukan printer. Jangan abaikan staf Anda jika mereka lebih suka bekerja dengan kertas daripada dokumen berbasis digital. Beberapa pekerja masih lebih suka bekerja dengan dokumen yang dicetak daripada file berbasis cloud.
2. Beberapa staf lebih menyukai dokumen fisik
Dengan alasan yang sama mengapa beberapa pembaca tidak akan pernah lebih menyukai Kindle daripada buku fisik, beberapa staf bekerja lebih baik saat menangani dokumen fisik daripada melakukan semuanya secara digital. Meskipun Anda dapat mempromosikan pencetakan yang ekonomis di antara staf Anda, mereka yang lebih suka menghadapi kertas di tangan untuk tugas-tugas tertentu mungkin akan terkejut jika opsi itu dihapus seluruhnya.
Tips terbaik: Promosikan diskusi di antara tim yang berbeda dalam lingkungan bisnis Anda mengenai jenis dokumentasi yang menurut Anda perlu tetap dapat dicetak. Meskipun hal ini dapat memberikan ruang gerak bagi staf yang memang lebih menyukai dokumen fisik, menetapkan ekspektasi dengan cara ini dapat membantu Anda mengakomodasi berbagai praktik kerja sambil tetap beralih ke lingkungan yang lebih bebas kertas secara keseluruhan.
Hanya karena bisnis Anda memiliki cara kerja yang baru, bukan berarti Anda harus meninggalkan printer. Printer dapat dengan mudah masuk ke dalam praktik modern seperti agile working.
3. Printer dapat diimplementasikan pada praktik kerja modern
Sementara kebangkitan tren seperti kerja jarak jauh tampaknya meningkatkan anggapan bahwa printer adalah bagian dari masa lalu, tren terbaru menunjukkan bahwa printer, pada kenyataannya, mudah beradaptasi dengan praktik kerja modern.
Ambil contoh metode Agile. Saat bisnis mulai lebih fokus pada pod-based teams (tim berbasis pod) yang menonjol dengan metodologi ketangkasannya, kita juga telah melihat pergeseran fungsi pada printer. Alih-alih sebagai perangkat besar yang ditempatkan secara terpusat untuk penggunaan di seluruh kantor, printer telah bermigrasi ke tim yang paling membutuhkannya. Secara umum, perangkat yang lebih sedikit, yang lebih kecil, berada di dalam pod dan digunakan untuk pekerjaan mereka yang spesifik mereka.
Demikian pula, di era membawa perangkat Anda sendiri (BYOD), pencetakan seluler menawarkan solusi yang berarti staf tidak perlu khawatir tentang di mana mereka berada atau dari perangkat apa mereka mencetak. Karyawan hanya perlu terhubung ke printer terdekat, menekan tombol, dan dokumen mereka akan siap digunakan, baik oleh mereka sendiri maupun tim mereka di kantor.
Brother memiliki pengalaman bertahun-tahun membantu bisnis mencapai tujuan produktivitas dan keberlanjutan usahanya melalui perangkat yang memenuhi tujuan mereka. Baik Anda sedang mencari cara untuk mengurangi konsumsi kertas di perusahaan Anda atau mencari teknologi yang sesuai dengan lingkungan baru Anda yang tangkas itu, tim ahli dari Brother siap membantu Anda membuat keputusan yang tepat.
Untuk informasi lebih lanjut tentang apa yang telah kita diskusikan ini, atau untuk saran khusus tentang produk, hubungi tim kami.
