Pada tempat kerja yang modern yang digerakkan oleh teknologi, divisi TI adalah salah satu yang paling penting untuk kesuksesan bisnis Anda di masa depan.
Namun, bukan rahasia lagi bahwa divisi ini juga salah satu yang paling membutuhkan biaya yang mahal untuk menyokongnya. Oleh karena itu, membuang waktu mereka dengan sia-sia untuk tugas-tugas kecil tetapi merupakan tugas yang sehari-hari bisa muncul, seperti memastikan terus berfungsinya printer dan perangkat multi-fungsi Anda, adalah hal terakhir yang Anda inginkan. Hari ini kita akan mengeksplorasi bagaimana Anda dapat mengurangi pengeluaran yang berhubungan dengan pencetakan terkait IT dalam bisnis Anda melalui beberapa langkah yang sederhana namun efektif. Dengan menerapkan ini, staf TI Anda akan fokus pada area penting seperti mengamankan keberadaan online organisasi Anda dari peretas, meneliti tren peningkatan bisnis terbaru, dan membawa Anda meningkatkan proses untuk mempersingkat hasil.
Departemen TI biasanya termasuk departemen yang paling mahal untuk dioperasikan, jadi Anda tidak ingin staf Anda menghabiskan banyak waktu dengan masalah printer.
Biaya pencetakan terkait IT: Fakta-Faktanya
Jika menurut Anda printer Anda tidak menghabiskan banyak anggaran dari departemen TI secara signifikan dan teratur, bersiaplah untuk berpikir ulang. Berikut beberapa statistik yang menunjukkan mengapa area ini menjadi prioritas mutlak dalam hal memotong pengeluaran dalam bisnis Anda:
30% pekerja kantor mengatakan bahwa masalah pencetakan adalah kejengkelan di bidang TI terbesar bagi mereka (Peralatan Kantor SOS): Anda tahu apa artinya ini – karyawan-karyawan ini akan seringkali meminta bantuan ke divisi TI Anda untuk membantu mereka menyelesaikan masalah apa pun yang memengaruhi pekerjaan mereka
23% komunikasi yang ditujukan ke divisi TI terkait dengan printer (ImageOne) – Benar, hampir seperempat dari semua panggilan yang ditangani personel TI Anda pada hari tertentu adalah terkait dengan masalah printer, yang menghalangi divisi TI Anda menangani masalah yang lebih mendesak atau kompleks. Pada akhirnya, menangani masalah itu sendiri menghabiskan waktu sebanyak 15% (LaserResource). Bayangkan saja hal apa lagi yang bisa mereka capai jika bukan ini masalahnya
Rata-rata perusahaan menghabiskan 1-3% dari pendapatannya untuk percetakan (Milner). Dengan begitu banyak uang yang sudah diaolokasikan untuk percetakan, hal terakhir yang Anda butuhkan dari segi keuangan adalah bertambahnya masalah untuk hal pengoperasian. Namun, mengingat 90% bisnis tidak memiliki catatan atas biaya yang dikeluarkan untuk percetakan mereka (Buyer’s Laboratory), ada kemungkinan besar bahwa kelebihan biaya yang ada tidak akan diketahui.
Dari sini, jelas bahwa dengan adanya sedikit perampingan dan modernisasi penyiapan printer Anda, akan dapat sangat membantu untuk mengurangi biaya terkait TI di organisasi Anda. Tapi dari mana memulainya?
Mengurangi biaya percetakan yang terkait TI, tip ke 1: Pelatihan staf.
Cara mudah untuk mengurangi beban menyangkut printer pada staf TI Anda dan menjadikan mereka untuk bisa menangani tugas-tugas yang lebih penting adalah dengan memastikan bahwa semua staf Anda sepenuhnya terlatih dengan benar tentang cara menggunakan semua perangkat yang diperlukan dalam fungsi bisnis Anda sehari-hari, termasuk printer.
Ini mungkin tampak mendasar, tetapi Anda akan terkejut melihat sejauh mana sesi pelatihan sederhana dapat berjalan, terutama jika Anda baru-baru ini memperbarui pasukan printer Anda dengan perangkat baru yang mungkin asing bagi staf Anda.
Berurusan dengan masalah printer menyita 15% dari waktu staf TI Anda.
Metode pencegahan lain yang baik adalah dengan melibatkan karyawan-karyawab Anda atas masalah paling umum yang mereka hadapi saat mencetak. Dari hasil konsultasi ini, Anda dapat membuat dokumen FAQ yang dapat mereka jadikan rujukan saat menghadapi masalah, sebelum mereka merasa perlu meminta bantuan dari staf TI Anda. Di masa mendatang, Anda mungkin akan melihat kecerdasan buatan (AI; artificial intelligence) mengambil peran yang lebih besar dalam menyediakan jenis peran dukungan ini, karena permasalahan printer yang sederhana sangat cocok untuk pemrosesan bahasa alami, dan ini berarti staf TI Anda dapat memusatkan upaya mereka pada tugas-tugas yang belum mampu diselesaikan oleh mesin.
Mengurangi biaya pencetakan terkait TI, tip ke 2: Printer yang lebih mudah digunakan.
Tidak semua printer diciptakan sama, terutama menyangkut intuisi (kemampuan dalam memahami suatu hal). Akan membantu karyawan dan staf TI Anda Anda berinvestasi pada perangkat yang mudah digunakan sejak awal. Faktor yang harus diperhatikan meliputi:
Antarmuka layar sentuh – Di masa lalu, pengguna printer yang frustrasi akan mendapati lampu yang berkedip dan tombol yang tidak bisa memberikan bantuan, ketika terjadi kesalahan. Namun, kemampuan dari layar sentuh justru dapat memberikan gambaran kepada pengguna perihal mengapa pekerjaan cetak yang diinginkan tidak terjadi dan menyarankan tindakan apa yang perlu diambil. Menu layar sentuh cenderung jauh lebih logis untuk dinavigasi, mengurangi waktu untuk menebak-nebak langkah yang seharusnya dilakukan, yang sebetulnya merupakan tugas sederhana.
Mudah digunakan – Sama halnya, jika staf Anda terus-menerus membutuhkan bantuan ahli TI Anda untuk menyelesaikan pekerjaan sederhana seperti mengganti toner di printer Anda, ini adalah tanda lain bahwa Anda mungkin harus mengganti perangkat itu.
Keamanan – Anda harus yakin bahwa jika Anda memerlukan pengawasan keamanan pencetakan yang lebih dalam bisnis Anda, printer Anda mampu akan menyediakannya. Jika tidak, kemungkinan besar staf TI Anda akan membuang banyak waktu yang berharga untuk membantu karyawan lain dalam menggunakan printer atau mencegah terjadinya pelanggaran keamanan yang tidak disengaja dari karyawan yang tidak mengetahui apa yang dia lakukan.
Mengurangi biaya pencetakan terkait TI, tip ke 3: Siapkan diri Anda untuk printer nirkabel.
Dengan tren kantor seperti kerja berbasis aktivitas (activity-based working) dan metodologi Agile (tangkas, lincah) yang menjadi tren tertinggi di banyak kantor saat ini, pencetakan nirkabel merupakan sebuah cara baru bagi staf yang tidak ingin membawa perangkat mereka ke printer setiap kali mereka menginginkan salinan cetak atas suatu dokumen.
Namun, hal yang seharusnya bisa menjadi penghemat waktu ini dapat menjadikan sakit kepala bagi karyawan TI yang ternyata harus berkutat dengan tantangan kesalahan WiFi jika kantor Anda tidak siap untuk menyambut printer nirkabel.
Printer WiFi memiliki banyak hal yang bisa ditawarkan tetapi dapat menjadi permasalahan yang nyata bagi staf TI jika tidak diatur dengan benar.
Mencegah pengurasan waktu dan sumber daya yang tidak perlu ini pada akhirnya bermuara pada tindakan penyeimbangan antara printer dan kemampuan WiFi kantor Anda. Jika perangkat Anda sudah tua dan lambat, kemungkinannya adalah karyawan Anda akan mengalami kelambatan atau masalah saat mencoba mencetak secara nirkabel. Demikian pula, jika bangunan Anda memiliki area tertentu yang buruk dalam penerimaan WiFi, Anda akan mengurai kesempatan pada printer Anda untuk memenuhi harapan dari kemampuannya. Dalam kasus terakhir ini, mengganti penyedia layanan internet atau memasang pemanjang sinyal WiFi (WiFi extenders) dapat membantu menyelesaikan masalah konektivitas yang sering terjadi.
Pastikan printer WiFi Anda memiliki akses ke konektivitas yang sangat baik. Printer nirkabel adalah cara masa depan tetapi dapat menyebabkan masalah pada departemen TI Anda jika tidak printer tersambung dengan baik.
Mengurangi biaya pencetakan terkait TI, tip ke 3: Gunakan analitik prediktif.
Analisis prediktif mengacu pada penggunaan kombinasi pembelajaran mesin, kecerdasan buatan (AI), penggalian data, dan pemodelan statistik untuk mengambil kumpulan data termutakhir dan menggunakannya untuk merumuskan prediksi. Teknik ini memiliki potensi untuk berbagai penerapan dalam konteks bisnis, dan penjadwalan pemeliharaan adalah salah satu yang paling umum.
Katakanlah, analitik prediktif memungkinkan Anda memperkirakan kapan pemeliharaan mungkin diperlukan untuk aset tertentu, memungkinkan Anda untuk mengambil tindakan sebelum kerusakan besar terjadi. Ini juga berarti bahwa jika perangkat, seperti printer, tidak beroperasi dengan benar, meskipun tidak rusak, langkah-langkah proaktif dapat diambil untuk memperbaiki masalah ini. Jelas, dari sudut pandang TI, ini lebih disukai dalam hal waktu dan sumber daya ketimbang menunggu masalah besar untuk terjadi.
Analisis prediktif dapat membantu departemen TI memangkas biaya pemeliharaan printer.
Anda juga dapat memangkas biaya pengiriman dan penyimpanan suku cadang untuk printer Anda, karena analisis prediktif dapat memberi Anda gambaran yang lebih jelas tentang kapan Anda akan membutuhkannya, menggantikan kebutuhan untuk memiliki banyak suku cadang untuk berjaga-jaga.
Mengurangi biaya pencetakan terkait TI, tip ke 4: Cari tahu mengenai layanan cetak terkelola (managed print services).
Apa itu layanan cetak terkelola?
Layanan cetak terkelola adalah tentang bagaimana mengoptimalkan alur kerja kantor sekaligus mengurangi biaya pencetakan di setiap tahapan.
Pakar pencetakan, seperti Brother, menawarkan layanan cetak terkelola dan biasanya menangani semua aspek kebutuhan pencetakan operasional Anda – dari printer hingga mesin fotokopi, scanner, dan mesin faks.
Secara umum, ada empat komponen penting untuk layanan cetak terkelola:
Penilaian – Hal pertama yang akan dilakukan penyedia eksternal adalah menilai status quo. Perangkat apa yang Anda miliki, bagaimana perangkat tersebut digunakan, dan masalah apa yang cenderung muncul dari sudut pandang karyawan?
Penggantian – Berdasarkan penilaian ini dan dengan berkonsultasi dengan Anda atau departemen TI Anda, penyedia kemungkinan akan membuat rekomendasi tentang apa yang dapat Anda ganti untuk meningkatkan pengaturan dan mengurangi biaya. Ini bisa berupa satu atau dua perangkat atau perombakan yang lebih menyeluruh untuk menjadikan kantor Anda sejalan dengan standar modern. Perhatikan bahwa perubahan yang disarankan bahkan bisa saja sekecil mengganti beberapa bagian di perangkat Anda.
Servis – Yang terpenting, dari sudut pandang departemen TI Anda, layanan cetak terkelola juga akan mengontrol servis perangkat Anda. Ini akan menyisihkan banyak waktu ketimbang terbuang percuma karena pemeliharaan yang membuat frustrasi tetapi diperlukan pada printer dan perangkat lainnya.
Pelacakan – Seperti yang disebutkan, sangat sedikit organisasi yang secara aktif melacak metrik di sekitar printer, mesin fotokopi, dan scanner mereka. Layanan cetak terkelola tidak hanya akan melihat pola penggunaan dan menyarankan cara untuk meningkatkan proses Anda, tetapi juga akan melihat dari mana pengeluaran Anda muncul dan apa tindakan yang diperlukan untuk menguranginya sekarang dan di masa depan.
Brother memiliki layanan cetak terkelola yang sangat baik yang dapat membantu bisnis di Australia untuk memangkas biaya dan meningkatkan proses. Penyedia layanan cetak terkelola dapat membantu Anda menentukan dari mana pengeluaran cetak terkait TI Anda berasal dan menemukan cara untuk menguranginya.
Bagaimana layanan cetak terkelola dapat membantu Anda mengurangi pengeluaran TI?
Mengurangi waktu yang dihabiskan untuk printer – Inti dari layanan cetak terkelola adalah memungkinkan Anda dan staf Anda untuk berkonsentrasi dalam menjalankan dan meningkatkan bisnis. Sebaliknya, penyedia eksternal mengelola seluk beluk perangkat printer Anda. Meskipun kecil kemungkinan mereka akan siap untuk menanggapi pertanyaan atau masalah dari masing-masing karyawan, setidaknya Anda tahu bahwa Anda sedang mempersiapkan diri untuk mencapai peluang sukses terbaik dengan keahlian mereka di belakang Anda.
Mengungkap biaya tersembunyi – Meskipun Anda mungkin dapat mengidentifikasi bahwa printer Anda membebani departemen TI Anda lebih dari yang seharusnya (baik dalam hal waktu maupun uang), bukan selalu hal yang mudah untuk menentukan penyebabnya. Keahlian dan objektivitas yang menyertai pengawasan eksternal dapat membantu Anda menentukan di mana terjadinya pengeluaran yang tidak perlu dan apa yang dapat Anda lakukan untuk mengatasinya.
Akses ke teknologi terbaru – Meskipun departemen TI Anda cenderung ingin menjaga operasi Anda tetap pada teknologi mutakhir, bukan rahasia lagi bahwa hal ini membutuhkan biaya tinggi. Namun, mitra layanan cetak yang terkelola dengan baik seringkali dapat menawarkan program di mana Anda dapat mengakses produk terbaru dari rangkaiannya tanpa biaya awal yang mahal. Biasanya, cara ini bekerja dengan paket pembayaran reguler, yang memungkinkan Anda memperkirakan pengeluaran Anda saat Anda setuju untuk menggunakannya.
Bagaimana Brother bisa membantu
Brother telah membantu berbagai ukuran bisnis di Australia melalui layanan cetak terkelola kami. Kami mengambil pendekatan pribadi namun strategis untuk layanan kami, yang bertujuan untuk mengurangi biaya, menekankan keberlanjutan, dan memastikan keamanan di semua tahapan proses.
Mulai dari menemukan lokasi paling logis untuk perangkat Anda hingga mengoptimalkan printer Anda setelah dipasang, tim ahli kami akan mendampingi Anda dari awal hingga akhir untuk memberikan penilaian, saran, dan umpan balik tentang metode pencetakan Anda. Ini berarti karyawan Anda dapat fokus pada tugas bisnis sementara kami menangani pemeliharaan dan manajemen perangkat Anda.
Terlebih lagi, solusi kami dirancang dengan mempertimbangkan skalabilitas, yang berarti kami dapat membantu Anda beradaptasi dan mengembangkan perangkat Anda saat bisnis Anda berubah. Untuk informasi lebih lanjut tentang bagaimana kami dapat membantu Anda meningkatkan bisnis Anda dan mengurangi pengeluaran, hubungi tim kami hari ini.
