Secara umum arsip memiliki fungsi untuk penunjang aktivitas administrasi, alat pengambil keputusan, bukti pertanggungjawaban, sumber informasi, dan wahana komunikasi. Arsip dapat berupa surat, warkat, akta, piagam, buku, dan sebagainya, yang dapat dijadikan bukti sahih untuk suatu tindakan dan keputusan. Dengan adanya perkembangan teknologi, arsip dapat berbentuk audio, video dan digital. Mengingat jumlah arsip yang semakin banyak dibuat dan diterima oleh lembaga, organisasi, badan maupun perseorangan maka diperlukan manajemen pengelolaan arsip yang lebih dikenal dengan sistem kearsipan melalui beberapa pekerjaan atau kegiatan untuk mengelola arsip yang ada.
Pengarsipan adalah sebuah proses dan cara dimana informasi dalam bentuk dokumen disimpan dengan aman dalam jangka waktu tertentu yang ditentukan oleh hukum. Dokumen dapat diarsipkan dalam berbagai format dan di berbagai perangkat. Meskipun suatu dokumen berstatus tidak aktif, namun dokumen itu dapat diaktifkan kembali. Dalam dunia bisnis, informasi penting harus tetap tersedia dan dapat disediakan dalam waktu yang singkat khususnya untuk mengambil berbagai keputusan bisnis yang penting. Saat perusahaan kamu mengarsipkan dokumen, pada umumnya perusahaan cenderung mengarsipkan seluruh koleksi dokumen. Dokumen yang diarsipkan tersebut suatu saat diperlukan untuk dapat digunakan lagi di masa depan. Manfaat dari pengarsipan sendiri adalah:
- Mencegah kehilangan data
Dokumen yang belum diarsipkan dengan baik berpotensi besar untuk hilang selamanya. Selain itu, dokumen yang belum diarsipkan akan menjadi sangat sulit untuk ditemukan khususnya apabila dokumen itu sangat dibutuhkan. Dokumen yang dikelola dengan sistem pengarsipan yang baik akan menjadi sarana pencegahan kehilangan dan juga memungkinkan pengambilan kembali dokumen dengan cepat.
- Persyaratan hukum
Pengarsipan juga penting untuk alasan hukum. Banyak perusahaan yang tidak sengaja membuang dokumen yang seharusnya dkisimpan dengan baik. Sistem pengelolaan arsip yang baik akan memastikan jadwal retensi arsip dengan baik.
- Meningkatkan kemanan
Perusahaan yang memiliki sistem pengelolaan arsip yang baik dengan sendirinya memastikan keamanan informasi yang berada dibawah penguasaannya. Di situasi dimana serangan digital dan pelanggaran data semakin massif, maka perusahaan juga wajib memastikan dirinya memiliki sistem pengelolaan arsip yang baik.
- Penunjang tugas
Dengan adanya arsip secara digital, dokumen pekerjaan akan lebih cepat ditemukan. Apabila kamu tidak sengaja memindahkan file, kita dapat mencarinya dengan menggunakan kata kunci atau nama file. Dengan pengarsipan digital akan lebih mudah digunakan dalam berbagi informasi arsip kepada pihak lain yang membutuhkan, seperti client dan sebagainya melalui jaringan internet atau LAN.
- Bukti pertanggungjawaban
Pengelolaan arsip digital akan memiliki kemungkinan kecil file yang disimpan akan hilang, karena selain disimpan di komputer juga dapat di-backup ke media lain seperti CD atau eksternal harddisk. Selain dapat menghemat pemakaian tempat, tetapi juga akan mengurangi resiko arsip robek, terbakar atau hal lain yang dapat merusak arsip.
Seiring pertumbuhan bisnis, suatu perusahaan akan menciptakan lebih banyak dokumen. Semua dokumen tersebut harus dipantau dan dikelola dengan cermat agar dokumen dapat dimanfaatkan dengan baik. Suatu dokumen yang tidak dikelola dengan metode pengarsipan yang baik akan lebih sulit ditemukan, diamankan, dan disebarluaskan. Proses penciptaan arsip dengan transformasi digital sering disebut proses digitalisasi, dimana digitalisasi mempunyai arti secara umum adalah proses penciptaan arsip elektronik dari arsip konvensional dengan tujuan untuk melindungi arsip konvensional dari kerusakan secara fisik. Untuk membuat arsip secara digital kamu dapat menggunakan printer all in one. Harga printer ini beragam sesuai dengan fitur lain yang ingin kamu miliki dan padat menunjang pekerjaan.
Namun, jika Anda ingin memiliki mesin yang dikhususkan untuk memindai semua dokumen yang dilengkapi dengan software OCR, maka Scanner Dokumen Brother adalah pilihan yang tepat untuk Anda
